Tipos de Datos Básicos

Por: ISC Gabriel Alejandro Granados

Hasta hoy, usted ya ha visto parte de los elementos que hay tanto en Excel 2003 y 2007, así que llego la hora de hacer uso de esta maravillosa herramienta, suponga que le han pedido que realice una tarea en EXCEL, pero nunca ha trabajo con esta herramienta, o tal vez ya ha trabajado un par de veces, pero aún no sabe cómo realizar algunas de las tareas básicas, como escribir diferentes tipos de datos o modificarlos una vez que ya los ha escrito.

¿Por dónde comenzar?

Primeramente abriremos el programa y crearemos un Libro Nuevo, siguiendo los siguientes pasos:

Botón Inicio -->Todos los programas -->Microsoft Office Microsoft Office Excel      Esto aplica para cualquier versión de Excel

Para crear un Nuevo Libro:

Excel 2003: Menú Archivo -> Nuevo

Excel 2007: Botón Office -> Nuevo

En la Ventana de Nuevo Libro seleccionar libro en Blanco

Cuando abre un libro nuevo, la primera celda que ve en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo aparece activa enmarcada con negro, esto indica que esta lista para comenzar a introducir datos.

Los datos pueden introducirse en el cualquier celda, basta con dar click sobre ella para seleccionarla. Cuando selecciona una celda, se convierte en la celda activa, su contorno se pone de color negro y los títulos de la columna (letra) y fila (número) se muestran resaltados.

Utilice la tecla TAB para moverse una celda a la derecha y tecla ENTER para moverse una celda hacia abajo.

En EXCEL puede escribir dos tipos básicos de datos: números y texto, lo que da a usted posibilidades ilimitadas para realizar tareas.

Cuando escriba datos, es conveniente dar títulos a filas y columnas de dicha información, a fin de que las personas de su equipo de trabajo puedan interpretarla.

Cuando usted escribe texto, EXCEL lo alinea al lado izquierdo de la celda, cuando escribe números o fechas lo alinea al lado derecho de la celda.

Fecha y Horas

Para escribir:

· Fechas utilice "/" o "-" para separar día/mes/año, para el año NO es necesario escribir los 4 dígitos, basta con colocar los últimos 2, EXCEL interpretará y colocará los restantes.

· Horas, solo hay que poner el número, un espacio más la letra a o p, EXCEL lo interpretará como a.m. o p.m.

Utilice:

· CTRL + TECLA (;) para colocar la fecha actual en una celda

· CTRL + Mayús + TECLA (;) o CTRL + Shift + TECLA (.)

   para colocar la hora actual en una celda

Números

Para escribir:

· Importes de moneda, anteponga el símbolo ($).

· Porcentajes, agregue a la cantidad el símbolo (%).

· Enteros con fracción, deje un espacio entre el número entero y la fracción. Por ejemplo 1 1/8. 

· Solo una fracción, escriba un cero delante.
  Por ejemplo, 0 1/4.

Si escribe:

· 1/4 sin el cero, EXCEL interpretará el número como una fecha (1 de abril).

· (100) para indicar un número negativo mediante paréntesis, EXCEL mostrará el número como -100.

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FUNCIONALIDAD Interfaz Excel 2007

Por: ISC Gabriel Alejandro Granados

Ahora que ya ha identificado la Pantalla Principal de Excel 2007, en breve verá porque se dice que facilita el trabajo al usuario:

1. Navegar por la Cinta de Opciones, se puede hacer:
    a) Dando click en cada una de las fichas
     b) Presionando la tecla ALT, enseguida elegir la letra que aparecerá sobre cada una de las fichas
     c) Si cuenta con IntelliMouse, puede utilizar la rueda para navegar por las fichas, solamente con girarla.
2. Proporciona información descriptiva sobre los comandos que se despliega de forma automática al colocar el ratón sobre de ellos.

3. En la Barra de Estado ofrece un control deslizante para el Zoom, múltiples funciones y vistas de la Hoja de Calculo.

4. El comando para insertar hojas, forma parte de las etiquetas de hojas.

5. La Barra de Formulas tiene un botón para expandirla y contraerla a necesidad propia.

6. Sobre la Barra de Titulo, se tiene Barra de Comandos, que se puede personalizar a manera de tener los comandos de acuerdo a su trabajo, utiliza con mayor frecuencia, para personalizarla cuenta con un pequeño botón del lado derecho.

7. Dar click derecho al ratón dentro de una celda con datos, muestra a parte del menú contextual que estaba acostumbrado a ver en Excel 2003, una barra para darles formato a los datos de la celda.

8. Además, muestra vistas previas de los cambios realizados que le ayudan a elegir la opción más adecuada.

  

9. Dentro de las galerías de comandos de cada ficha, aparece un pequeño botón que, en caso de que la galería de comandos tenga más opciones, muestra un cuadro de dialogo como los que acostumbraba ver en Excel 2003.

 10. Por último y no por ser el menos importante, se tiene el Botón de Office, que sustituyo al Menú Archivo de Excel 2003 y que además le permite realizar otras tareas nuevas y la configuración de Opciones de Excel...

Interfaz Excel 2007

Por: ISC Gabriel Alejandro Granados

Anteriormente, se identificó la pantalla principal o Interfaz de Excel 2003, posiblemente usted ya no cuenta con esta versión y ahora esta trabajando con Excel 2007, ¿ya se familiarizó con ella?, pues bien si aún no lo ha hecho, en este apartado, veremos ¿que fue lo que cambio y por qué?.

Excel 2007 muestra ahora una interfaz de usuario orientada a los resultados, esto quiere decir que facilitará el trabajo al usuario.

En Excel 2003 la mayoría de los comandos están ocultos tras las Barras de Menús y de Herramientas, ahora la característica nueva y más obvia es la banda ancha de la parte superior, que sustituye las Barras de Menús y Herramientas, llamada Cinta de Opciones, que incluye Fichas que agrupan de forma lógica y por características, los comandos de las tareas más comunes o comandos utilizados con mayor frecuencia, haciéndolos más  fáciles de encontrar, ya que están representados con imágenes.

Las Fichas que por default aparecen en la pantalla principal o interfaz de Excel 2007 son:

Inicio

Acceso rápido a los comandos que se encuentran en los Menús Formato y Edición de Excel 2003.

Insertar

Acceso rápido a los comandos del Menú Insertar de Excel 2003, es aquí donde puedes crear las Tablas Dinámicas.

Diseño de Página

Acceso rápido a los comandos de Configuración de Página y Ajuste de Área de Impresión, lo que en Excel 2003, encuentras en Menú Archivo.

Fórmulas

Acceso rápido a comandos de una Biblioteca de Funciones y Definición de Nombres algo que encuentras en Menú Insertar de Excel 2003, pero más completo.

Datos

Acceso rápido a los comandos Ordenar, Filtrar y Obtención de datos externos del Menú Datos de Excel 2003, con mayores funcionalidades.

Revisar

Acceso rápido a los comandos Revisión Ortográfica, Comentarios y Protección incluido en los Menús Herramientas e Insertar de Excel 2003.

Vista

Acceso rápido a comandos que están dentro de los Menús Ver y Ventana de Excel 2003 entre otros.

Muchos cuadros de diálogo han sido reemplazados por galerías desplegables que muestran las opciones disponibles. Además, se ofrece información descriptiva sobre herramientas y vistas previas de ejemplo para ayudarle a elegir la opción adecuada.

En las próximos entradas conoceremos más detalles…